街の歯科医院がAI予約管理・リマインダーを導入。LINE連携で無断キャンセルをゼロにし、受付の電話応対を半減
EXPECTED OUTCOME
無断キャンセルゼロ、受付の電話応対時間を50%削減、予約枠稼働率95%達成
BEFORE
導入前の課題
治療中や休診日の電話予約に対応できず機会損失が発生。また、患者の「うっかり忘れ」による無断キャンセルが頻発し、予約枠が空いてしまうのが経営上の大きな悩みだった。
ACTION
活用する仕組み
LINE公式アカウントにAIチャット基盤を連携。患者はLINEから24時間いつでも予約変更や空き状況確認が可能に。前日には自動でAIがリマインドメッセージを送信し、キャンセルや変更の受付も自動化するワークフローを構築。
AFTER
期待される効果
「予約忘れ」が完全にゼロになり、急なキャンセルがあっても自動でキャンセル待ちの患者にLINE通知する仕組みにより、予約枠の空きがほぼ解消。受付スタッフの予約管理に伴う電話対応時間が半減し、患者対応の質が向上した。
使用技術
実装マニュアル
この仕組みを構築するための主要なステップです。
実装手順
- LINE公式アカウントを開設し、Messaging APIを有効にします。
- 自動化ツール上で、LINEからのWebhookを検知するワークフローを作成します。
- AIチャット基盤に、歯科医院の診療時間、治療メニュー、よくある質問（アクセス、料金など）のデータを学習させます。
- 予約管理データベース（Googleスプレッドシート等）とAPIで連携させ、AIがリアルタイムに空き枠を案内できる仕組みを作ります。
- 予約日の前日に自動でリマインドメッセージを送信し、変更ボタンから対話式で変更を受け付ける自動配信シナリオを構築します。
「あなたは街の親切な歯科医院のAI受付アシスタントです。患者様からの予約の空き状況やアクセスに関する問い合わせに対し、提供された情報に基づいて丁寧かつ簡潔に回答してください。予約日時の調整はデータベースの空き枠情報に沿って案内してください。」