群馬の小さな会社が業務システム開発を考える前に整理したいこと
EXPECTED OUTCOME
紙・Excel・LINEに散らばった情報を一つの業務フローに整理
BEFORE
導入前の課題
売上管理、予約、問い合わせ、請求、在庫などがExcelや紙、LINE、個人のメモに分かれており、担当者しか分からない作業が増えていました。新しいシステムを入れたい気持ちはあるものの、何から相談すればよいか分からない状態でした。
ACTION
活用する仕組み
まず既存のExcel、紙の帳票、LINEでのやり取りを棚卸しし、残す業務と自動化する業務を整理。いきなり大きな開発をせず、入力フォーム、一覧画面、通知、集計の順番で小さく業務システム化する設計にしました。
AFTER
期待される効果
何をシステム化すべきかが明確になり、見積もりや開発範囲の話が進めやすくなりました。小さく始めるため、現場の負担を抑えながら、業務改善の効果を確認できるようになります。
群馬で小さな会社や店舗を運営していると、「そろそろ業務システムを入れたい」と思っても、最初の相談内容がまとまらないことがあります。
よくあるのは、売上はExcel、予約はLINE、問い合わせはメール、請求は紙、在庫は担当者の頭の中、という状態です。このままシステム開発会社に相談すると、開発範囲が広がりすぎて費用も時間も大きくなりがちです。
群馬の小規模事業者に必要なのは、最初から大きなシステムを作ることではありません
まず見るべきなのは、毎月何度も繰り返している転記、確認、連絡、集計です。ここを小さくWeb化するだけでも、担当者の負担は大きく下がります。
最初に整理したい4つの業務
- 入力：誰が、どの情報を、どこに入力しているか
- 確認：二重チェックや電話確認が発生している場所
- 通知：LINE、メール、電話で毎回同じ連絡をしている作業
- 集計：月末にExcelでまとめ直している数字
STUDIO493では、AIやローコードを使って、いきなり大規模な基幹システムを作るのではなく、現場が使える小さな業務システムから設計します。
相談の入口：「今のExcelを見ながら、どこまでWeb化できるか知りたい」という段階でも大丈夫です。業務の棚卸しから一緒に整理できます。